Lo que nadie te explica antes de tu primera factura electrónica

Facturar electrónicamente no es instalar un programa. Es un trámite ante la DIAN que tiene un orden, y saltarse un paso obliga a repetirlo.

Los pasos, en orden

• Habilitarse. Se hace en el portal de la DIAN. Ahí se elige el modo de operación: software propio, un proveedor tecnológico o la solución gratuita.
• Pasar las pruebas. La DIAN entrega un rango de numeración de pruebas. Hasta no completar el set de pruebas exigido, no se pasa a producción.
• Pedir la resolución de producción. Trae un prefijo y un rango de números con vigencia. Ese prefijo es suyo.
• Emitir. Cada documento aceptado devuelve un CUFE, que es su código único. Guárdelo.

El detalle que arruina el mes

Un prefijo no se comparte entre dos sistemas. Si factura desde su software y alguien más emite desde otro con el mismo prefijo, los consecutivos se pisan y quedan facturas duplicadas o saltadas. Arreglarlo después es un dolor de cabeza contable.

Si va a cambiar de sistema, lo limpio es pedir una resolución nueva con otro prefijo y dejar la anterior cerrada.

Guarde los soportes

La factura no es solo el PDF bonito. Lo que vale es el XML firmado y su CUFE. Muchos sistemas borran los PDF a los pocos días para ahorrar espacio: asegúrese de estar guardando el XML en algún lado que usted controle.